PRPRお役立ち情報

そもそも論になりますが、最初にPR部員を社員として採用するのではなく、外部委託することが得策なのかどうなのか、確認しておきます。

「PR業務を外部委託したい理由」、「外部委託したい仕事の内容」を明確にするには、そもそもPR会社とは何かを理解しておく必要があります。
読んで字のごとく、PR業務を代行する会社です。
「PRとは何か」については、「PRとは？「理解、認知、好感」を獲得するための社会活動」を参照していただきたいのですが、要するに、ビジネスを良好に運用できるように、関連各所とコミュニケーションを育む活動がPRです。

単に認知を向上させる、ブランディングを確立するだけではなく、社会と円滑な関係を構築しましょうということです。
それを目的にさまざまな手法で代行・サポートするのが、PR会社です。

外部に委託する主な目的は次のようなことでしょうか。
1.経験豊富な人々にPR戦略・企画の立案を委託し、リーダーシップをとってもらいたい。
2.社内のPR 担当者の業務負荷を軽減したい。

上記はともに、社内戦力を比較的簡単に強化できる点でメリットだといえます。
PR会社はPRのプロですから、メディア関係者の人脈にしてもプレスリリースの書き方にしても熟練していますので、ゼロから社員を教育するよりはコストパフォーマンスよく戦力を強化できます。

また、PR業務を委託するだけではなく、社員と連携して業務を運用すれば、PR会社のノウハウを社内に蓄積することも可能です。

社内だけでPRを完結させてしまうよりも、第三者の目を通して冷静に活動を進行できるのもメリットでしょう。

特にコロナ禍が続く昨今では、発表会をはじめとするイベントのオンライン化など、少なくとも慣れるまではサポートを依頼したほうがよさそうな事柄が増えています。

すべてを社内スタッフで行うPR活動に比べると、外注化の場合は全社的な一体感を生みにくくなることもあるという点がデメリットになるかもしれません。

PRに限らず、いかなる業務も外部委託する場合には発注元と委託先が趣旨を十分共有しなければうまくいかなくなります。いずれにせよ、任せっきりという関係は避けたほうがよいといえます。

これらのことを踏まえ、「PR会社とは何か」を掘り下げていきます。そのうえで、どのようなPR会社を選べばメリットが大きいかを判断してください。

「PR業務を外部委託したい理由」、「外部委託したい仕事の内容」を考え出すと、PR会社とは何か、何をしてくれるのか、といった基本情報が気になるのではないでしょうか。

読んで字のごとく、PR業務を代行するのがPR会社です。
「PRとは何か」については、「PRとは？「理解、認知、好感」を獲得するための社会活動」にまとめています。要するに、ビジネスを良好に運用できるように、メディアをはじめ、関連各所とコミュニケーションを育む活動がPRです。

単に認知を向上させる、ブランディングを確立するだけではなく、社会と円滑な関係を構築することを目的に、さまざまな手法を駆使してPRを代行・サポートするのがPR会社です。

その手法やサポート範囲等によって、PR会社は数タイプに分類されます。
自社がどこまでどのようにサポートしてもらいたいのか、PR会社のタイプ別に変ってきます。

PR会社の分類に入る前に、しばしば混同される広告代理店との違いについて念のため触れておきます。

「広告代理店」は広告業務を代行・支援する会社を指します。PRと広告の違いに関しては、「PRと広告はどこが違う？https://mops-pr.net/prkyoukasyo/pr-koukoku/」を見ていただきたいと思いますが、簡単にまとめるとPRも広告も情報を社会に知らしめる活動です。

異なるのは情報を知らしめる「方法」です。

PRはメディアに情報を提供してメディア側が取り上げる価値を見出してくれたら掲載、あるいは放送されるシステムです。メディアに渡すのは情報だけでお金は発生しませんが、情報を渡したからと言って必ず記事や番組になる保証はありません。

それに対して広告は、掲載紙誌面、放送時間(CM)、Webのスペースを「広告枠」として買い、そこに情報を流します。制約はありますが、メディアを介して必ず情報を社会に広めることができます。

情報の広め方が違えば、両者が伝える情報の印象も異なってきます。
PRは客観的で、広告は主観的に受け止められがちだと言われています。そのため、PRの方が共感を集めやすいとも言われます。そのためPRは、SNSとも相性が良いといえるでしょう。

一方、広告は、お金を出せば希望の時期に希望のボリュームで情報を告知できます。出したいときに出せるという意味では、即効性があるといえるでしょう。

PRで話題性を高め、広告で確実に情報を届けるというように、両側から攻めていく手法も数多く用いられます。

「PRとは何か」、「PRと広告の違い」について把握していただいたところで、本題となるPR会社選びのポイントに入ります。

どんな目的でPR会社を使うのか、使った場合のメリット・デメリットは何かを整理します。
まずは、PR会社を分類してみます。

①特定業界専門型
ITや医療、ファッション等、特定の業界のPRに特化したPR 会社です。
広く浅いPRであれば、業界の細かい部分まで理解することができなくてもサポートは可能ですが、学術的な専門誌への露出や専門家を集めた討論会の開催等になると、かなり踏み込んだ知識が必要になります。
そういったニーズにこたえ、特定業界のメディアに精通し、知識も豊富なスタッフがPRをサポートしてくれます。


②総合型
特定の業界に偏らず、あらゆる業種のPRをサポートします。多種多様な業界に対応でき、専門色の強いPRでも用語等の説明の補助さえあれば、問題ありません。
総合型で、且つクオリティの高いPR会社であれば、仮に専門用語の多いPR商材でも、可能な限り平易な言葉に置き換えて情報発信するため、専門メディアはもちろん、「マス（大衆）メディア」への露出可能性も格段に上がります。

①広報スタッフ補完型
社内の広報スタッフの人数や経験不足を補う、広報スタッフ派遣型のサポートをするPR会社です。依頼企業のニーズに沿って、広報スタッフとして動きます。社内にデスクを置いて社員と同様常駐するケースもありますし、必要に応じて連絡をとりながら外部で広報活動をする等、勤務形式はさまざまです。

②特定業務限定サポート型
メディアリレーションだけ、広報スタッフの教育だけ、SNSやネット関連のメディアを対象としたPRだけ、記者発表会等イベントの運営だけ等、あらかじめ契約した内容の業務だけサポートするPR会社です。

③企画立案＆コンサル型
依頼企業の希望・趣旨に沿って、PR計画・企画を立案し、承認後は実働部隊として動きます。広報全体を見渡し、設計して立案した企画を遂行します。多くの場合、①の「広報スタッフ補完型」の動きを包含します。

PR会社は大まかにはこのように分類できます。上記のすべての要素を兼ね備えたPR会社もありますし、上記の各項目単位の業務しか行わないPR会社もあります。

希望するPRが業界特化型なのか、それとも広くあまねくPRしたいのか、さらにサポートの形態はどのような形式が望ましいのか考慮して、どのようなタイプのPR会社が自社に合うのか候補を絞っていきます。

前項で最初に掲げた「担当業界別」の①ほど特化している必要はなくても、
「自社の業界に精通しているかどうか。自社のニーズとPR会社の得意分野が合致しているか」
は、確認したいところです。

また、広報業務全般をサポートしてもらいたいとしても、重点的に委託したい業務（プレスリリース作成・配信、メディアアプローチ、発表会の運営、広報物の制作等）は何なのか、それらが得意なPR会社かどうかは見極めて契約に進みたいところです。

PR会社の規模の大小やPR手法の実績は選定基準としてあまりあてになりません。規模が大きければ取引先数も多いため、必ずしもきめ細かく丁寧に担当してくれるとは限りませんし、PR手法が派手であったり大規模であることよりも、実施後の効果がどうだったかのほうが重要だからです。

とはいえ、成果の質に関してはどれだけの量の媒体に扱われたか以上のことは、把握しづらいもの。PRに期待する効果は、各社各様です。

このようなチェック作業により、PR会社の種類やサービス形態で自社に最も合いそうなのはどこかを見定めます。
そうした準備を整え、最終的には対面で（オンラインでも構いませんが契約前には一度は直接面会しておきたいところです）社風や熱意、知見の有無等を体感しながら選定します。

さらに、PR会社との相性を測る質問事項に、「どのような取引形態を重視しているPR会社なのか」を追加してみましょう。

PR会社の契約は、単発で業務を請け負う「スポット型」と毎月一定の固定費用で年間契約する「リテーナー型」の二種に分けられます。

企業の周年行事や新製品のキャンペーン等を必要なときだけPRを単発で契約する形態です。

この契約形態では、契約期間内にPR対象をいかに露出(メディア掲載)させる、あるいはイベントであれば大量の集客を獲得するかという“数的成果”を重視したPR活動となりがちです。瞬間風速的なメディア露出をお望みの場合にお薦めな契約形態といえるでしょう。

最低一年以上の契約で、取引先の長期ビジョンに沿って総合的にPRに関わっていく形態です。

一過性の露出よりも継続性があり、企業が期待する効果を生み出すためのPR活動を循環させていく方向で動くのが一般的です。

広報部員の人材不足を補填するだけのためのリテーナー契約でない限り、取引先に話題があろうとなかろうと、日常的に広報素材となる切り口やストーリーを設計していかなければリテーナー契約は成立し得ません。

極論を言えば、「ネタのある時にどれだけ露出数を稼ぐかがスポット契約」で「ネタのない時も地道に露出させられるかがリテーナー契約」だとも言えます。

では、貴社にはどちらの契約形態が得意なPR会社が向いているでしょうか？

貴社の規模が大きく、すでに高い認知を獲得済みで、定期的な広告出稿もある企業ならば、代理店とのお付き合いからテレビ局や新聞・雑誌等との日常的なリレーションは形成できているため、“ここぞという時だけ”のスポット契約でよいでしょう。

PRや宣伝には比較的初心者という企業には、予算等の関係で「契約は短期から」が前提でも、「リテーナー型」を得意とする企業を検討してみることをお勧めします。そして、PRネタがある時、ない時の活動内容に関する説明を求めてみます。さらに、過去の実績事例ひとつについて「なぜ、その切り口やストーリーに至ったのか」までを詳しく聞きましょう。掲載媒体の大小や発表会の動員数よりも、実施したPR活動の背景や経緯、その結果が及ぼした効果がどういうものだったかをヒアリングすることで、PR会社の真の横顔が見えてくるからです。

PR会社を検討する際には、その得意な契約形態と、活動実績の内容をじっくり聞いてみると、今まで見えなかった何かが見えてくるはずです。

気になる費用面ですが、これは委託されるPRの内容にもよりピンからキリまで。
スポットの場合は、PR活動に要する日程、発表会等のイベントを含むのか、露出ありきのメディアリレーション中心なのかによって大きく変わります。全体的なプランニングから入るのか、イベント運用やプレスリリース配信の部分だけかによっても変わります。

リテーナー型の場合も、PR活動丸ごと委託されるのか、プランニングを中心としたリーダーシップを期待されるのか、プレスリリース作成等一部の実務を任されるのか、さらには教育まで仕事の範囲が及ぶのかで費用も変化します。

概ね、月々50万円～100万円程度はかかると考えてください。それでも、専任社員の人件費（間接費等も含む）に比べれば、納得できる数字、成果になると思います。

なお、PR会社と謳っていても実際は記者発表会の運営、プレスリリースの作成とメディアアプローチといった実務しかできない事務所も少なからず存在するので、リテーナー契約を考えるなら、注意が必要です。

戦略PR等、コンサルティング的な機能を期待するならば、その手の実績があるのかどうか必ず確認してください。

IPO、M&A、資金調達などで事業拡大を図りたい企業が、恒常的に評判を得るためには、それぞれの成長ステージに合わせたキーメッセージ策定やメディア戦略の設計が優先課題です。
当社では、PRコンサルティングサービスを中心に、企業をさらなる成長フェーズへ引き上げる、「総合型」の広報PR支援を行なっています。

自社で広報体制をどのように構築してよいかわからない方、すでに広報機能はあるものの、より一層の強化を図りたいという方は、お気軽にご質問・ご依頼ください。お問い合わせはこちらから。