オンライン記者会見のコツ PRお役立ち情報
【2023年版】メディアが取材したくなるオンライン記者会見のコツ
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、記者会見や発表会は「オンライン」がすっかり定着しました。
「オンライン記者会見」は“コロナ禍対策の一環”ではなく、対面の会見と肩を並べる「新しい形式の記者会見・発表会」として利用され続けるでしょう。そこで今一度、「オンライン記者会見とは何か」から「効果的な開催方法」までをおさらいします。
目次 ・・・
1）オンライン記者会見のメリット・デメリット
当初は、三密回避のために仕方なく運用していた企業もあったオンライン記者会見ですが、実施してみると時間や場所の制約が軽減されることをはじめメリットを感じる声が多く、「一般化」するまでに時間はかかりませんでした。
オンライン記者会見のメリット
・場所を確保せずに開催することもできるので、発表したいことができたら短時間で実行できる。
・受付ほか運営時のスタッフを削減できる。
・メディア参加者のスケジュールを調整しやすく、取材誘致の成果を上げやすい。
・発表者も取材者も場所や時間に縛られない。
・リアルに会場に集まるわけではないため、ツールの工夫次第で臨場では体験できないような仕掛けを施すこともできる。
オンライン記者会見のデメリット
・臨場感に欠ける。新製品の発表時でもメディアの方々に実物を見たりさわったりしてもらえない。
・撮影がしづらい。
・質問がしづらい。
・テレビ取材を誘致しづらい。
タレントの採用や会場美術に工夫を凝らす等、派手な演出をしても、オンライン中継の画面越しではテレビカメラを活かすことは厳しい。
※テレビ取材は、オンラインだけでなく一部“生”で撮影をしてもらう「ハイブリッド」対応とするケースが増えている。
・偶然得られる情報がない……対面の会見であれば、メディア参加者は会場でたまたま会った発表側の関係者や同業者等との予定のない雑談で思わぬ情報を得ることもあるが、オンラインではそういった機会は期待できない。
・利用するネットワークやツールの障害によって、トラブルが起こる可能性がある。
以上が「オンライン記者会見」の主な特徴です。これらを踏まえたうえでとりかかれば、運用も取材も「対面式記者会見」と同様の感覚でこなせるでしょう。
オンライン記者会見のメリット
・場所を確保せずに開催することもできるので、発表したいことができたら短時間で実行できる。
・受付ほか運営時のスタッフを削減できる。
・メディア参加者のスケジュールを調整しやすく、取材誘致の成果を上げやすい。
・発表者も取材者も場所や時間に縛られない。
・リアルに会場に集まるわけではないため、ツールの工夫次第で臨場では体験できないような仕掛けを施すこともできる。
オンライン記者会見のデメリット
・臨場感に欠ける。新製品の発表時でもメディアの方々に実物を見たりさわったりしてもらえない。
・撮影がしづらい。
・質問がしづらい。
・テレビ取材を誘致しづらい。
タレントの採用や会場美術に工夫を凝らす等、派手な演出をしても、オンライン中継の画面越しではテレビカメラを活かすことは厳しい。
※テレビ取材は、オンラインだけでなく一部“生”で撮影をしてもらう「ハイブリッド」対応とするケースが増えている。
・偶然得られる情報がない……対面の会見であれば、メディア参加者は会場でたまたま会った発表側の関係者や同業者等との予定のない雑談で思わぬ情報を得ることもあるが、オンラインではそういった機会は期待できない。
・利用するネットワークやツールの障害によって、トラブルが起こる可能性がある。
以上が「オンライン記者会見」の主な特徴です。これらを踏まえたうえでとりかかれば、運用も取材も「対面式記者会見」と同様の感覚でこなせるでしょう。
2）オンライン記者会見の流れ
オンライン記者会見は、基本的に以下のような流れで運用されます。
① 企業がプレゼンテーションや説明の模様を動画(ライブまたは事前に撮影した動画、
もしくはその併用)で配信。配信には双方向性のあるオンラインツールが必要。
② 質疑応答は、挙手による指名制での直接質問、もしくはチャット形式で行う。
③ 登壇者や広報担当者が質問に回答する。
メディアの方々の動員は「対面型記者会見」と同様、メールで案内を配信します。
事前に申し込みをしたメディアの方々のみに参加用URLを送付し、開始約5～10分前に接続して会見をスタートするパターンが一般的です。
会見の進行は、司会者の挨拶から始まり担当者による説明が行われ、質疑応答に進むといったように、従来の記者会見と同様だと考えて問題ありません。
プレゼンテーション時に画面に説明用資料が大きく映し出されたり、資料と登壇者が交互に映し出されたりとテレビの報道番組のようなイメージで進みます。
取材する側は、それぞれキャプチャーを撮って記事用の写真素材にすることも可能です。
YouTubeで一般視聴者にも公開し、質問もメディアのみならず一般視聴者からも受け付けるといった、オンラインならではの手法もいろいろ活用されています。
① 企業がプレゼンテーションや説明の模様を動画(ライブまたは事前に撮影した動画、
もしくはその併用)で配信。配信には双方向性のあるオンラインツールが必要。
② 質疑応答は、挙手による指名制での直接質問、もしくはチャット形式で行う。
③ 登壇者や広報担当者が質問に回答する。
メディアの方々の動員は「対面型記者会見」と同様、メールで案内を配信します。
事前に申し込みをしたメディアの方々のみに参加用URLを送付し、開始約5～10分前に接続して会見をスタートするパターンが一般的です。
会見の進行は、司会者の挨拶から始まり担当者による説明が行われ、質疑応答に進むといったように、従来の記者会見と同様だと考えて問題ありません。
プレゼンテーション時に画面に説明用資料が大きく映し出されたり、資料と登壇者が交互に映し出されたりとテレビの報道番組のようなイメージで進みます。
取材する側は、それぞれキャプチャーを撮って記事用の写真素材にすることも可能です。
YouTubeで一般視聴者にも公開し、質問もメディアのみならず一般視聴者からも受け付けるといった、オンラインならではの手法もいろいろ活用されています。
3）オンライン記者会見で用いられるツール例
「オンライン記者会見」には記者会見嬢と取材者をつなぐコミュニケーションツールが必要です。
ツールは開催予定の記者会見に必要な機能（質疑応答や会見中に資料差し込みの機能等）が装備されているウェビナー（オンラインでセミナーを開催するためのソフトの相称）等の中から、最も普及しているものを選ぶことが無難です。多種多様な環境で仕事をしているメディア関係者に、オンライン型の記者会見であっても自然体で参加してもらいたいなら、ツール選びに関しては高機能性以上に普及率が大事なポイントです。
現状でよく使われている代表的なツールを紹介しておきます。
ツールは開催予定の記者会見に必要な機能（質疑応答や会見中に資料差し込みの機能等）が装備されているウェビナー（オンラインでセミナーを開催するためのソフトの相称）等の中から、最も普及しているものを選ぶことが無難です。多種多様な環境で仕事をしているメディア関係者に、オンライン型の記者会見であっても自然体で参加してもらいたいなら、ツール選びに関しては高機能性以上に普及率が大事なポイントです。
現状でよく使われている代表的なツールを紹介しておきます。
新ツールも台頭するものの、Zoom、YouTube、Microsoft Teamsが定着
Zoom：
オンライン会見等に利用されるツールとしての認知度は非常に高く、「オンライン会見・発表会」「オンラインセミナー」で採用されるウェビナーの代表格的な存在。
特殊な使い方をしない限り、PCやスマートフォンを利用して手軽に複数人数で打ち合わせができる。
契約プランは1ライセンス20,100円（年間）～。これで最大100名同時に30時間までミーティングが可能。
一度に集まれる人数が100名までで利用時間40分までという制限付きならば、無償でも使える。
ホワイトボードやチャット、録画等、オンライン記者会見に便利な基本的な機能は備えている。
Microsoft Teams：
マイクロソフトがコロナ禍をきっかけに、市場に大攻勢をかけて急激に普及しつつある会議ツール。
Office 365の一部でExcelやWordとシームレスに連携する、Office365ユーザーは追加費用なしで、オンライン記者会見に必要な基本機能を利用できる。オンライン会議は、最大1万名同時に参加が可能だ。
一部機能に制限はあるが、MacやLinux等Windows以外のデバイスでも使用に問題ない。
このほかCiscoのWebexや日本製であれば、ブイキューブのV-CUBEシリーズがシェアを伸ばしています。
一般の方々へ会見内容を同時配信するなら、知名度が高く視聴のみであれば登録なしでも利用できるYouTubeもよく使われています。
オンライン会見等に利用されるツールとしての認知度は非常に高く、「オンライン会見・発表会」「オンラインセミナー」で採用されるウェビナーの代表格的な存在。
特殊な使い方をしない限り、PCやスマートフォンを利用して手軽に複数人数で打ち合わせができる。
契約プランは1ライセンス20,100円（年間）～。これで最大100名同時に30時間までミーティングが可能。
一度に集まれる人数が100名までで利用時間40分までという制限付きならば、無償でも使える。
ホワイトボードやチャット、録画等、オンライン記者会見に便利な基本的な機能は備えている。
Microsoft Teams：
マイクロソフトがコロナ禍をきっかけに、市場に大攻勢をかけて急激に普及しつつある会議ツール。
Office 365の一部でExcelやWordとシームレスに連携する、Office365ユーザーは追加費用なしで、オンライン記者会見に必要な基本機能を利用できる。オンライン会議は、最大1万名同時に参加が可能だ。
一部機能に制限はあるが、MacやLinux等Windows以外のデバイスでも使用に問題ない。
このほかCiscoのWebexや日本製であれば、ブイキューブのV-CUBEシリーズがシェアを伸ばしています。
一般の方々へ会見内容を同時配信するなら、知名度が高く視聴のみであれば登録なしでも利用できるYouTubeもよく使われています。
4）対面との最大の違いは、質疑応答への対応と実物の試用
オンライン記者会見の進行上、対面で行う従来の会見と一番異なる点は質疑応答でしょう。
対面式会見なら質問者が挙手して指名され、その場でQ＆Aが繰り返されていきます。
オンライン会見の場合も、Zoom等ならほぼ同様に挙手した人を画面から指名して対応するといった展開で進行できます。
ただし、チャット形式でやりとりが進むツールの場合は質疑応答で誰を指名したかすらタイムラグが生じます。その間にメディアが別の会見先に流れて行ってしまう危険性もはらみます。回答を準備している間の「つなぎ」として、新製品開発秘話などを事前に映像化して流すといったような工夫が必要でしょう。
新製品の実物を見てもらえないことも、オンライン記者会見の大きなウィークポイントです。
そこで製品の試用や撮影を補完することを主な目的として、記者会見をオンラインと対面式のハイブリッドで行うケースも増えています。
対面式会見なら質問者が挙手して指名され、その場でQ＆Aが繰り返されていきます。
オンライン会見の場合も、Zoom等ならほぼ同様に挙手した人を画面から指名して対応するといった展開で進行できます。
ただし、チャット形式でやりとりが進むツールの場合は質疑応答で誰を指名したかすらタイムラグが生じます。その間にメディアが別の会見先に流れて行ってしまう危険性もはらみます。回答を準備している間の「つなぎ」として、新製品開発秘話などを事前に映像化して流すといったような工夫が必要でしょう。
新製品の実物を見てもらえないことも、オンライン記者会見の大きなウィークポイントです。
そこで製品の試用や撮影を補完することを主な目的として、記者会見をオンラインと対面式のハイブリッドで行うケースも増えています。
5）ハイブリッド型記者会見
ハイブリッド型とは、オンラインで配信する一方で希望があれば会場に実際に取材に来てもらうことも可とするON/OFF併用型の記者会見のことです。
テレビ局の取材など、現場に行かないと撮影に支障が出る場合や実際に新製品に触れないとレポートできないという取材者にのみ便宜を払って対面式会見とするケースもあります。
人数を制限できるため、完全に対面式で開催するよりはコロナ感染対策にはなります。
ただしこの方法は、会場設営ほか従来の対面式の記者会見と同様の手間をかけなくてはならないうえ、配信への労力もコストも割かなければならないという、予算的にも精神的にも負担がかかるやり方になります。
テレビ局の取材など、現場に行かないと撮影に支障が出る場合や実際に新製品に触れないとレポートできないという取材者にのみ便宜を払って対面式会見とするケースもあります。
人数を制限できるため、完全に対面式で開催するよりはコロナ感染対策にはなります。
ただしこの方法は、会場設営ほか従来の対面式の記者会見と同様の手間をかけなくてはならないうえ、配信への労力もコストも割かなければならないという、予算的にも精神的にも負担がかかるやり方になります。
6）「オンライン」ならではの工夫
オンライン記者会見だからこそ気を配らなくてはならないことが、いくつかあります。
音声チェック
オンライン記者会見開催前に、きちんと音声が届いているか、参加者(メディア)側に確認する必要があります。会見開始10分前から音楽を流す、開始前に数回に分けてメディアブリーフィングを実施するなど、音声チェックの機会を提供します。
資料の事前配布
対面式の記者会見と同様に、オンライン記者会見でも会見時に説明する報道資料は共有します。おおよそ会見開始1時間前～遅くても10分前までには、参加メディアにプレスリリースやプレゼンテーション資料をメールで配布します。そのメールに参加URLを再掲すれば、メディア側が改めて参加URLの記載されたメールを探す手間を省くこともできます。
写真素材の提供
オンライン記者会見では、現場の撮影ができないことがメディア側にとって非常に大きなデメリットです。会見中の画面のキャプチャーは可能ですが、登壇者の息づかいが伝わるようなリアルな写真を撮ることは難しいでしょう。
そのため、主催者側で会見に参加した担当者の写真や会場全体を押さえた写真を撮影し、参加したメディア関係者用に、会見終了後から一定期間アクセス可能なダウンロードサイトを用意する必要があります。そういった意味では、対面式の会見時と同様に、プロのカメラマンの手配は必須です。また、各メディアの掲載写真が被らないよう、できるだけたくさんの種類の写真を用意してあげると親切です。
そのため、主催者側で会見に参加した担当者の写真や会場全体を押さえた写真を撮影し、参加したメディア関係者用に、会見終了後から一定期間アクセス可能なダウンロードサイトを用意する必要があります。そういった意味では、対面式の会見時と同様に、プロのカメラマンの手配は必須です。また、各メディアの掲載写真が被らないよう、できるだけたくさんの種類の写真を用意してあげると親切です。
見逃し配信
参加が確認された記者に対して、会見後に録画データや音声データを提供する仕組みが必要です。参加している環境によって途中で通信回線が切れてしまったり、記者会見の開催が重なり途中退室せざるをえなかったりということも十分に考えられるからです。会見後、一定期間視聴が可能な「見逃し配信」の用意はマストと考えましょう。
7）今後の「記者会見・発表会」
増加する記者会見・発表会
新型コロナウイルスの感染対策は徐々に緩和の兆しを見せていますが、広報側もメディア側も「オンライン」のメリットを実感してしまった現在、対面型の復活に加え、オンライン型も継続的に開催され、全体的には会見・発表会は増加の傾向を見せています。
ところがその結果、記者やライターは記事を書く時間が追い付かなくなることも少なくないと聞いています。Web媒体へ誰よりも速く記事を載せたいと競い合うライバル記者たちも、会見が多すぎて参加したすべての会見の記事化にたどり着けないこともあるようです。
過激化する「取材してもらえるか競争」に打ち勝つには、「取材したくなるような環境づくり」をいかに提供できるかです。
オンライン会見用ツールのトレンドやこれまではできなかったような新機能の登場には常に目を光らせてください。快適に視聴できたオンライン記者会見であればこそ、記事化の確率は高まります。
ところがその結果、記者やライターは記事を書く時間が追い付かなくなることも少なくないと聞いています。Web媒体へ誰よりも速く記事を載せたいと競い合うライバル記者たちも、会見が多すぎて参加したすべての会見の記事化にたどり着けないこともあるようです。
過激化する「取材してもらえるか競争」に打ち勝つには、「取材したくなるような環境づくり」をいかに提供できるかです。
オンライン会見用ツールのトレンドやこれまではできなかったような新機能の登場には常に目を光らせてください。快適に視聴できたオンライン記者会見であればこそ、記事化の確率は高まります。
開催時間は1時間以内に収める
オンライン会見が多くなり、重複して参加する等の理由から、1時間超えの発表会は敬遠される傾向も出ています。タレントを動員したり、演出に工夫を凝らしたりしない限り、オンラインの場合は、1時間以上はメディアが付き合ってくれません。画面越しでは長時間の拘束は限界がありますので、リアルの記者発表会以上に時間にシビアになる必要があります。
8）まとめ
対面式と並行で行われるようになったオンラインでの会見は、今まで以上にカメラワークやPC上の画面構成、質疑応答の方法（会話orチャット）、フォトセッション等にも気を使い、メディア側がストレスなく取材・掲載できるように配慮が必要です。
費用を抑えようとするあまりにクオリティが落ちてしまうと、全国レベルでイメージが毀損してしまうことも起こり得ます。また、ターゲットとしたいメディアが、テレビ中心なのかそれ以外なのかによっても、会見内容や取材に対する段取りが大きく変わってきます。
当社では、発表会の企画立案から取材集客、運営進行まで一括で請け負っています。オンライン記者会見やハイブリッド型会見の実施を検討されている方、たくさんのメディアに取材してもらいたいという方はぜひお気軽にご質問・ご依頼下さい。お問い合わせはこちらから。
費用を抑えようとするあまりにクオリティが落ちてしまうと、全国レベルでイメージが毀損してしまうことも起こり得ます。また、ターゲットとしたいメディアが、テレビ中心なのかそれ以外なのかによっても、会見内容や取材に対する段取りが大きく変わってきます。
当社では、発表会の企画立案から取材集客、運営進行まで一括で請け負っています。オンライン記者会見やハイブリッド型会見の実施を検討されている方、たくさんのメディアに取材してもらいたいという方はぜひお気軽にご質問・ご依頼下さい。お問い合わせはこちらから。
