PRPRお役立ち情報

• 記者会見の目的

•情報発信と認知度向上: 企業の新製品、プロジェクト、取り組みなどの情報をメディアを通じて広く伝え、企業の認知度向上を図る。
•危機管理と説明責任: 重大な出来事や危機発生時に、透明性を保ちつつ事実を説明し、信頼回復を目指す。
•ビジョンや戦略の共有: 企業のビジョンや将来の戦略をステークホルダーに対して共有し、期待感を醸成する。
•業績の発表: 企業の財務状況や業績などを報告し、投資家や株主に情報提供する。

• 主な種類

•通常の記者会見: 一般的な情報発信や企業の最新情報を報告するためのもの。
•緊急記者会見: 突発的な出来事や危機管理に関連する情報を速やかに伝えるために開催される。
•製品発表会: 新製品やサービスの発表を行い、その特長や競争力をアピールする。
•業績発表: 通期や四半期の業績を報告し、投資家や株主との対話を通じて信頼を築く。

記者会見の目的や種類を明確にすることは、準備の第一歩です。情報の伝達や認知度向上、危機管理など、目的に応じて会見のスタイルや内容を適切に設定しましょう。
これらの目的と種類を明確にし、会見の準備を進めることで、メディアやステークホルダーに対して有益で効果的なコミュニケーションが可能になります。

•目的の明確化: 会見の目的を決め、何を伝え、どのような反応を期待するかを理解します。
•ターゲットオーディエンスの特定: 対象とするメディアの特性を考慮し、情報提供の対象を絞ります。
•メッセージの策定: 伝えたい情報やメッセージを整理し、シンプルで明快な形にまとめます。伝えるべきポイントを絞り込んでください。
•コンテンツの準備: スピーチ、プレゼン資料、プレスリリースなどのコンテンツを準備し、一貫性を保ちます。
•適切なフォーマットの選択: 企画に合った記者会見のフォーマットを選び、オフラインイベントやオンラインウェビナーなどを考慮します。
•スケジュールの設定: 会見の日程や時間を選定し、メディアの都合を考慮して関係者に共有します。

企画立案では、テーマの設定、形式や内容の検討、日時場所の調整が欠かせません。これにより、情報伝達が円滑に行われ、信頼性と専門性が高まります。

• スケジュールの設定

•記者会見の企画書作成・社内稟議承認：8〜10週間前
•発表会の日程確認（会場下見、手配、登壇者のスケジュール確認）：8週間前
•制作物の確定と発注（メディアキット、動画、配布サンプル、パネル等）：7週間前
•メディア招待状作成、メディア招待開始：2〜3週間前
•発表資料の最終確認：2週間前
•メディア参加可否の個別確認：１週間前
•メディアキット、動画、パネル、配布サンプル等の製作物納品：１週間前
•記者発表会当日
•アフターフォロー

記者会見の開催日から逆算して２ヶ月くらいかけて準備をします。

• 担当者の選定

•会見の進行役: 会見の進行を司る担当者は、伝えたいメッセージを明確に伝え、質疑応答を適切にコントロールできる必要があります。
•スピーカーの選択:重要な情報提供者や専門家をスピーカーとして選定します。スピーカーは会見の信頼性と専門性を高める役割を果たします。

スケジュールの選定と担当者の決定は、記者会見の成否に大きな影響を与えます。計画的かつ調整の取れたスケジュールを確保し、適切な担当者を選ぶことで、円滑な会見が実現します。

• 会場の選定

•目的と性質:会見の目的や性質に適した会場を選択。新製品発表にはショールームが、重要なイベントにはイベントスペースが適しています。
•オフライン or. オンライン: イベントの性質や規模に基づき、オフラインかオンラインかを選択します。オンライン会見はテクニカルな要件にも留意が必要です。
•アクセスと駐車場: 参加者やメディアのアクセスしやすさを確認。必要ならば駐車場の提供も考えましょう。

• 日時決定

•競合イベントの確認:同じ日時に競合するイベントがないか確認。競合があるとメディアの注意が分散される可能性が高まります。
•メディアの都合: メディアの記者が出席しやすい平日の昼間が一般的。業界によって適した曜日や時間帯が異なるので考慮が必要です。
•予算への影響: 会場の予約費用は日時によって変動。予算内で最適な日時を見つけることが成功の鍵です。

これらの要素の検討を通じて、参加者とメディアの利便性を高め、イベントの目的に合致する成功のための会場と日時を選定することが重要です。

• 運営マニュアルの基本構成

•タイトルページ
•目次
•会見の概要
•プロトコル
•スケジュール
•会見の流れ
•参加者リスト
•連絡先

情報を整理し、見やすく使いやすいつくりにすることがポイントです。

• 会見の流れやプロトコルに記載する内容
  

•開始時刻や場所
•参加者の着席順
•スピーチの順番
•質疑応答のルール
•時間配分

細かい情報を記載し、スピーチの順番なども明確に示すことで、運営をスムーズに進めることができます。

• スケジュールに記載する内容

•開始時間
•終了時間
•各スピーチの時間配分
•質疑応答の時間
•予備時間
•緊急事態への対応策

具体的な時間を設定し、予備時間や緊急事態への対応も考慮します。

• 参加者リストに記載する内容

•氏名
•所属メディア
•連絡先
リストを一覧にし、円滑なコミュニケーションに役立てます。

最後に、関係者への配布と確認を怠らず、会見当日にはマニュアルを手元に置いておくことで、必要な情報を迅速に参照できます。マニュアルは、時間と労力をかけて慎重に作成しましょう。

• メディアリストの作成ポイント

•正確な連絡先情報: 記者の名前、メディアの名称、電話番号、メールアドレスなど、最新かつ正確な情報を収集します。

• 案内状の作成ポイント

•クリアで魅力的なフォーマット: 会見の趣旨、日時、場所、アクセス方法などを分かりやすく伝え、参加を促す要素を取り入れます。

• 送付タイミング

•3週間前に送付: 直前での案内を避けることで、参加者がスケジュールを確保しやすくなります。

• 配信方法

•メール
•オンラインプラットフォーム
•イベント招待ツール
•郵送
•ソーシャルメディア

案内状の配信方法は様々で柔軟なアプローチが求められます。最適な方法を選択することが重要です。

確実な情報伝達とプロフェッショナルな印象を与えることを、心掛けましょう。

• 当日配布するプレスリリース

•内容の明確化: 重要な情報や発表内容を簡潔かつ分かりやすくまとめ、メディアや参加者に向けて配布します。
•目を引く見出し: 記者の注意を引く強力な見出しを添え、興味を喚起します。
•会社の要点: 企業の背景や主要なポイントを強調します。

• 進行台本

•順序とタイミング: 会見の進行順序や各スピーカーの発言タイミングを明確に示します。
•重要なメッセージ: 重要なメッセージやキーポイントを事前に列挙し、伝えるべき情報を確実に発信します。

• プレゼン資料

•視覚的な要素: グラフ、図表、写真など視覚的な要素を取り入れ、情報の理解を促進します。
•簡潔なデザイン: シンプルで分かりやすいデザインを心がけ、視覚的な混乱を避けます。

• 想定問答

•リアルなシナリオ: 想定問答を通じて、様々な質問に備えます。リアルで現実味のあるシナリオを作成しましょう。
•統一された回答: 事前に用意された想定問答は、一貫性のあるメッセージを伝え、リスク管理に寄与します。

これらの資料は、会見当日の円滑な進行のカギとなります。準備と計画の重要性を理解し、プロフェッショナルな印象を残すために十分に時間をかけましょう。

• 会見者決定のポイント

•専門知識と経験: 会見者はテーマに関する高い専門知識と経験を持っていることが重要です。信頼性を高めます。
•代表者: 代表者が発信することで、ブランドイメージを構築する一翼を担います。

• 司会者の手配方法

•プロフェッショナルネットワーク: 専門の司会者を見つけるために、イベントコーディネーターなどのアドバイスを得ることが有益です。
•オーディション: 複数の司会者にオーディションを行い、スタイルやパフォーマンスを比較検討することで最適な選択が可能です。

• 会見に合った司会者の選び方

•業界理解: 会見のテーマや業界に理解があり、質疑応答や会話をスムーズに進行できる司会者を選びましょう。
•中立性と客観性: 司会者は中立で客観的な立場を保ち、会見の進行を公正かつ効果的に管理できる必要があります。

会見者と司会者は、会見の印象やメッセージの伝達に大きく影響を与えます。慎重に選び、会見の質向上を追求しましょう。

• 時間とスケジュール

•十分な余裕: 会場セッティングには予期せぬ問題が発生する可能性があるため、余裕をもったスケジュールを確保します。
•段取り: 事前にセッティングの段取りを確認し、各ステップを時間内に完了するよう心掛けましょう。

• レイアウトの決定

•視認性とアクセス: メディアや参加者がステージやスピーカーに容易にアクセスできるような配置を確保します。また、視認性を考慮し、全ての参加者がイベントを見やすいよう心がけます。
•音響と照明: 適切な音響と照明の設定を行い、クリアで聞き取りやすい環境を整えます。

• 人数の配分

•役割分担: チームを構成し、各メンバーに明確な役割を割り当てます。それにより、各作業がスムーズに進行します。
•広さと人数のバランス: 会場の広さに応じて必要なスタッフ数を確保し、人数と広さのバランスを取ります。

• 事前リハーサル

•セッティングリハーサル: 会場セッティングの一環として、事前にセッティングのリハーサルを行います。これにより、問題が早期に発見され対処することが可能です。

事前の準備と共に柔軟性を持ち、イベントの円滑な運営を確保しましょう。

• 参加者

•全関係者の参加: 会見に関わる全ての関係者、スピーカーや司会者、スタッフ全員がリハーサルに参加し、各自の役割や発言を確認し、連携を図ります。

• 時間の割り当て

•十分な時間を確保: リハーサルには十分な時間を確保し、各ステップやセグメントを慎重に振り返ることが必要です。急ぎすぎないよう計画しましょう。
•リアルタイムの模擬: 本番同様の状況を想定して、リハーサルを実施します。これにより、仮に問題が起きた場合でもスムーズに対処することができるでしょう。

• 用意するもの

•台本と資料: 本番同様の台本や資料を使用し、参加者全員が同じ情報にアクセスできるようにします。
•音響・照明機器: 使用する機器や設備が正常に作動することを確認し、予期せぬトラブルに備えます。

• 実施方法

•段階的なアプローチ: ステップごとにリハーサルを進め、進捗状況や改善点を確認します。
•外部からのフィードバック: 外部の専門家やアドバイザーを交えてリハーサルを行うことで、客観的な意見やアドバイスを取り入れられます。

リハーサルは予期せぬ問題の発見や改善の機会を提供し、会見の本番に向けてチーム全体を準備させる重要なステップです。しっかりと計画し、徹底的に行うことを心がけましょう。

• 露出を増やす働きかけ

•メディアへの感謝と情報提供: 開催後、メディアに感謝のメッセージを送り、追加情報や補足資料を提供します。これは新たな記事や報道のネタ提供につながる可能性があります。
•ソーシャルメディア活用: 開催の模様やハイライトをソーシャルメディアで共有し、参加者や視聴者とのコミュニケーションを活発化させます。

• 露出チェック

•露出範囲のチェック: 開催後、メディアでの報道や記事をチェックし、どれだけ露出が得られたかを確認します。

• 効果測定

•参加者の反応の分析: 記者会見に参加したメディアの反応やフィードバックを収集し、次回の改善点や成功要因を洗い出します。
•目標達成の確認: 開催前に設定した目標に対してどれだけ達成できたかを振り返り、効果の測定を行います。
•ROIの計算: 開催にかかった費用と得られた露出や成果を比較し、イベントのROI（投資対効果）を計算します。

開催後のフォローアップは、継続的な戦略の一環です。イベント開催後、フォローアップを行うことで、更なる露出が期待できます。効果的なフォローアップを通じて、今後の記者会見やイベント等に向けてより強力な基盤を築くことができます。

事前にシナリオを検討し、想定外の事態に備えることが不可欠です。あらかじめ、危機管理に対する策を講じておき、急な変化にも的確に対応できるように備えましょう。

参加者からの個別の質問に対応するために、可能な限り幅広いトピックについて情報を用意しておきます。適切かつ明確な回答ができるよう、専門家や関係者とのコミュニケーションを密にしましょう。

メディアの注意を引きやすい曜日や時間帯を選定することで、報道機関が積極的に参加しやすくなります。例えば、午前中または午後であっても14時までに開催することで、会見当日の夕方のニュースに取り上げられる可能性が高まります。

これらの留意ポイントを意識的に取り入れることで、記者会見はスムーズに進行し、メディアや参加者との良好な関係の構築に繋がります。

MOPSは、企業の記者会見において幅広いサポートを提供しています。いくつか事例をご紹介します。

記者会見で情報を伝えたい対象は、国内だけとは限りません。グローバル市場を意識し、海外メディアの誘致が必要な記者会見も少なくありません。
その場合、言語の問題から、国内メディア向け記者会見とは別に在日海外メディア駐在員を対象とした会見を別途開くか、国内メディアと海外メディアを一堂に会してバイリンガル、あるいはそれ以上の言語を駆使したマルチリンガルな会見を開くことになります。
前者の別々に行う方法は、運営はシンプルですが、費用も時間も倍必要になります。
MOPSでは、外資系企業や海外の官公庁等からの依頼でマルチリンガルな記者会見を何度かプロデュースさせていただきました。
たとえば、タイ国政府観光庁が主催する世界的な二輪車ロードレース選手権『MoToGP PTT Thailand Grand Prix』の認知度向上と日本からの観戦者集客施策の一環で開催したプレスカンファレンスとレセプション（於：ザ・プリンス　パークタワー東京）のお手伝いをいたしました。日本語と英語、そしてタイ語の３ヶ国語の通訳を配し、各国の気質を考慮してきめ細かく対応することを心掛けました。その結果、タイ国政府観光庁と取材するメディアの円滑なコミュニケーションを実現させ、『MoToGP PTT Thailand Grand Prix』関連のイベントは、その後も複数回携わることとなりました。
多国語対応の記者会見

企業の広報担当者としては、「記者会見をするからには、全テレビ局を誘致したい」という要望は、わからないではありません。しかし、ご存じのとおり、これはなかなかの難題です。なぜならば、局ごとに個性が異なり、しかも各局はその個性を非常に大事にしていますので、よほどのニュースでない限り、全局右へ倣えで取材にあたることは少ないからです。
社会全体がこぞって注目した例では、新型コロナウイルス、東京2020オリンピック、野球のWBC等がありました。MOPSでもこれらに関連した記者会見をいくつか担当しましたが、全テレビ局を集めることができたのはこうした大関心事にあっても容易ではありませんでした。
成功した例として、大手通信会社が東京2020オリンピックの聖火ランナー募集と同ビッグイベントの観戦や報道を支える新技術発表のために開催した記者会見があります。
記者会見時に多数のメディアを集めることにかけては、「当然」の感覚すらある大手企業ですが、さすがに全局が集まり、即座に報道されたことには大きな満足感を得てくださったようです。
どのようなアプローチをとったかといえば……
1）人気タレントやアスリートをゲストに呼び、テレビの画面が映える要素を用意。
2）「聖火ランナー募集」と「オリンピックに貢献する技術」という分野が異なる２つの話題が混乱しないように、記者会見を一部と二部に分けて行った。タレントたちを前面に押し出した華やかな一部と、高度な技術をかみ砕いて紹介する質実剛健な空気の二部は、テレビ局の方向性に応じて扱いの比重にも変化が出たものの、全局で一斉に報じてもらえた。
3）当社では日頃からテレビ局のスタッフの方々とはコミュニケーションがとれていたため、スタッフ別に切り口を変えて呼びかけた。
……などです。結果的に12番組で報じられ、紙媒体やWeb媒体も含めると600以上のメディアに取り上げてもらうことができました。
「全テレビ局を呼びたい」に応えた記者会見

当原稿の前半でも述べてきたように、記者会見には入念な準備が必要です。
が、時と場合によっては「大至急開催したい記者会見」ということもあるのです。
「緊急記者会見」は突発的に起きた事件や不祥事に関する釈明または謝罪を目的とする場合が目立ちますが、そうでなくとも事業計画の大きな変更により発表時期をずらさざるをえなかったり、外的要因により狂った日程調整の都合等、いろいろな理由で発生することがあります。
数年前に、既存の四年制大学が履修からキャリア支援、卒業までをすべてオンラインで提供する通信課程を新設したという記者会見を準備から本番まで3週間で遂行したことがあります。
オンラインで打合せや授業が当たり前のことになりつつあった頃で、競合校よりも少しでも早く抜きん出たいこともあり、事務局は必死で準備をしていたのですが、省庁からの認可のレスポンスが大遅延し、発表できないまま翌春の生徒募集まで猶予が無くなってしまったのでした。
記者会見の準備では本番までの準備期間に2ヶ月は必要なところを、「3週間でなんとか」というお話をいただいたときは、当社としても受けてよいものか躊躇しましたが、「オンラインで授業を提供する大学の記者会見をオンラインで短時間に遂行し、同大学の威力を誇示してしまおう！」と参画することとなりました。
履修から卒業まで全課程をオンラインで提供する大学ですから、オンライン配信用のスタジオをはじめとする設備は準備万端な点が最大の救いでした。
それ以外に、用意した施策は以下のようなものです。
1）完全オンライン化された新課程の発表なので、記者会見も完全オンラインの形式で企画。
2）コロナ禍でオンライン授業が一般化してはきていたものの、「大学教育の全過程をオンライン上で提供」する教育機関は珍しく、その点を徹底的に訴求。
3）記者会見へのメディアの参加意欲を掻き立てるため、『ビリギャル』のモデルとなった文化人や教育界エキスパートをキャスティングし、会見演出としてトークセッションを取り入れた。
4）地方大学でありながら、記者会見をオンラインにすることで、首都圏メディアはもちろん、地元のローカルメディアまで幅を広げ、会見に取材誘致。
このような施策により、3週間で準備から記者会見当日まで成し遂げることができました。実際に授業で使用するスタジオ等の環境を利用したオンライン会見としたことで、「オンライン大学の特徴」を臨場感満載で伝えることができ、参加いただいたメディアの方々からも高い好感度を得られたようです。
成果としても、メディアへの取材告知から申込期限までが7営業日しかないという条件下で、30媒体以上のメディアを集客でき、多くの記事化に成功できました。
超短期間で準備・企画・本番まで遂行した記者会見

念入りな準備の元に記者会見を開催することで、報道の増加やPV数の上昇など、大きな反響を期待できます。自社のサービスを広く知らせるためにも、メディアが積極的に報道したくなるような記者会見を計画・実施しましょう。

記者会見の成功にはプロのサポートが欠かせません。株式会社MOPSでは、豊富な経験を持つ専門家が企業の記者会見をサポートします。準備から実施まで、信頼できるパートナーとして、企業のメッセージを最大限に伝えるお手伝いをいたします。ぜひ、お気軽にご相談ください。