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記者発表会やPRイベントの予算と開催メリット。

記者発表会やPRイベントの予算と開催メリット

多くの企業が新製品やサービスの発表のために記者発表会やPRイベントを開催します。

これらのイベントは、メディア露出を増やし、企業の認知度を向上させ、製品やサービスのイメージを高める効果的なPR手法の一つです。

記者発表会やPRイベントの開催を検討する際に気になるのは、予算と具体的なメリットでしょう。

この記事では、記者発表会やPRイベントの予算と費用の内訳、そのメリットについて詳しく説明します。

また、記者発表会の進行方法についても紹介します。新製品やサービスを広く知らせたい企業に役立つ、記者発表会に関する情報を提供します。

目次 ・・・

【一覧】記者発表会・PRイベントの予算

【一覧】記者発表会・PRイベントの予算のイメージ
記者発表会・PRイベントにかかる費用は、概ね以下の通りです。

  • ・会場費：数十万円～
  • ・出演料：50万円～
  • ・企画・制作費：200万円～
  • ・その他の費用：150万円～

それぞれ詳しく説明します。

会場費：数十万円～

企業が記者発表会やPRイベントを開催する際、通常、会場を借りるための費用がかかります。

記者発表会の会場は、イベントの規模、内容、報道陣の人数などに合わせて選ぶ必要があります。会場の選択には交通アクセスの利便性や駐車場の有無なども、重要なポイントになります。会場のレンタル料金は、立地条件、会場の広さ、設備、レンタル時間などによって変わります。

企業内で記者発表会を行う場合は、会場費はかかりません。宴会場や貸しホール、ホテルなどを借りる場合は、数十万円からの費用が発生します。例えば、都内で収容人数100人程度のセミナールームを1日借りる場合の相場は、50～60万円程度です。数百人に対応しているホールを借りる場合は、100万円を超えるケースも珍しくありません。

出演料：50万円～

記者発表会やPRイベントに司会や進行役としてタレントを呼ぶ場合、出演料が発生します。駆け出しのタレントであれば、約50万円以下でキャスティングできますが、人気のタレントを起用する場合は200〜300万円程度が相場です。

人気タレントになればなるほど、出演料も高額になります。少しでも記者発表会の予算を抑えたい場合は、タレントを起用せず社内のスタッフで司会や進行を行うことも可能です。ただし、発表の内容によってはメディア誘致や報道確率は、タレント起用によって大幅に向上しますので、じっくり検討したいものです。

企画・制作費：200万円〜

記者発表会やPRイベントの企画・制作費は、約200万円〜となっており、イベントの規模や準備にかかる期間などで変動します。イベントの規模が大きくなるほど、企画・制作費も高くなるのが一般的です。

記者発表会やPRイベントの企画・制作費の例として、以下のものが該当します。

  • ・工程表
  • ・運営マニュアル・計画書
  • ・進行台本
  • ・スケジュール表・商品
  • ・サービスのデモ映像

イベントの企画や制作には専門知識が必要なため、専門の業者に外注するケースが多いです。

その他の費用：150万円〜

イベントを開催する際には、会場費や制作費だけでなく、以下の費用も発生します。

  • ・プロジェクター・音響・照明などの会場設備
  • ・運搬
  • ・バックパネル
  • ・警備

記者発表会やPRイベントには、プロジェクターや照明、音響などの機材が不可欠です。 機材にかかる費用は、レンタルする機種や台数によって異なります。 小規模なイベントの場合は、10万円～程度でレンタルすることも可能です。ただし、別途運搬費や設置のための人件費がかかるため、各業者から見積もりを取るようにしましょう。

バックパネルとは、記者発表会で登壇者の背景用のパネルやディスプレイのことです。企業ロゴや企業名を入れるのが一般的で、写真や映像を見ただけでどこの企業のイベントなのかすぐ分かるようになります。2メートルサイズのパネルで仕上がり20万円～が相場となっており、大きさやデザインによって価格は異なります。これにも別途運搬費や設置のための人件費がかかります。

警備は必須ではないものの、大規模な社外向けイベントの場合は、会場やその周辺の警備を依頼した方が無難です。多くの人が参加すると危険やトラブルが伴うため、運営側と参加者側の安全を確保しなければなりません。 警備会社によって費用は異なるので、比較してから決めるようにしましょう。また、レンタルする会場によっては、警備会社が指定されているケースもあります。

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記者発表会｜費用感が決まる２つのポイント

記者発表会｜費用感が決まる２つのポイントのイメージ
記者発表会の費用感が決まるポイントは以下の2つです。

  • ・タレント起用の有無
  • ・開催場所や会場選び

これらのポイントを押さえた上で、費用について詳しく説明していきます。

記者発表会の予算を少しでも抑えるコツ

記者発表会の予算を少しでも抑えるコツのイメージ
記者発表会の予算を少しでも抑えたい場合、以下の点を再考してみてください。

  • ・オンラインで記者発表会を行う
  • ・タレントを起用しない

それぞれを詳しく説明します。

オンラインで記者発表会を行う

オンラインで記者発表会を行う場合、基本的に会場を借りる必要はありません。社内に記者発表会を行う場所がない場合は、小規模な会場を借りることで会場費用を削減できます。オンラインで記者発表会を行う際のその他のメリットは以下の通りです。

  • ・会場の確保や機材のレンタルなどの工程を削減できる
  • ・企画から短期間で開催できる
  • ・設備費用や受付スタッフなどの人件費を削減できる
  • ・事前に編集してクオリティの高い映像を使用できる
  • ・報道陣のスケジュールを調整しやすい

オンラインの記者発表会は、実際の会場への参加が難しい場合でも、スマートフォンやタブレットなどから参加できます。良い会場を確保しても他社の会見との兼ね合いで、思うように報道陣が集まらないことも少なくありません。

しかし、オンラインの記者発表会であれば参加のハードルが下がるため、より多くの方に記者発表会に参加してもらえる可能性が高まります。会場費や機材費、人件費などを抑えられる上、参加する人数を増やせるのです。

オンラインの記者発表会について詳細を知りたい方は、「【2023年版】メディアが取材したくなるオンライン記者会見のコツ」の記事をご覧ください。

なお、オンラインでのイベント開催は参加の敷居が低くなるため、集客は容易になりますが、報道内容についてはやや熱が下がる傾向にあるようです。その結果、記事化や番組化の確率も低下する可能性があるため、会場費などを節約しても必ずしも費用対効果が高いかどうかは一概には言えないでしょう。

タレントを起用しない

タレントを起用しない場合、出演料を抑えることができます。出演料は会場費と同様、記者発表会でかかる費用の中で占める割合が大きい項目です。ただし、タレントを起用しないと、記者発表会にインパクトが欠けたり、話題性が低くなったりする可能性があります。

予算との費用対効果を検討した上で、起用するかどうか判断しましょう。

記者発表会を行うメリット

記者発表会を行うメリットのイメージ
記者発表会を行う主なメリットは、以下の2つです。

  • ・企業や製品の認知度向上
  • ・一度に多くのメディアに情報発信が可能

それぞれ説明します。

企業や製品の認知向上

記者発表会を行うと、メディアで取り上げてもらえる確率が高まるため、企業や製品の認知向上が期待できます。

企業や製品の認知向上は、売上を伸ばすために不可欠です。さらに、認知度が高まれば、自然と信頼性も高まるでしょう。「この会社の製品だから大丈夫」「このブランドを買えば間違いない」など、一定数のリピーターを確保できます。

多くのメディアに情報発信が可能

記者発表会を行うことで、一度の説明で多くのメディアに情報発信ができます。オフラインでの開催であれば、商品サンプルやサービスを直接見てもらいながら伝えることも可能です。 実際に使用した感想なども一緒に発信してもらえることもあり、新製品・サービスを効率的に宣伝できます。

また、複数メディアの意見や関心について聞くことができるため、次の新商品やサービスの広報活動や品質向上につながります。

【手順】記者発表会の基本的な進め方

【手順】記者発表会の基本的な進め方のイメージ
記者発表会の基本的な進め方は以下の通りです。

  1. 記者発表会の企画立案
  2. 開催日時と会場の決定
  3. タイムスケジュールの作成
  4. 案内状とプレスリリースの作成
  5. リハーサルと本番

それぞれ説明します。

1. 記者発表会の企画立案

記者発表会を企画するときは、まず開催する目的を明確にしましょう。招待するメディアの数や掲載される記事数などの目標を設定し、実現可能なプランを企画書にまとめます。

自社の運営チームと目標を共有し、体制や役割分担なども決めていきます。

2. 開催日時と会場の決定

記者発表会の開催日時は、報道陣が比較的動きやすい平日の11～14時あたりがおすすめです。金曜日や週末は情報番組が少なく、新聞を読む機会や情報収集のためにPCやスマートフォンに向き合う時間も減るため、できるだけ避けた方が良いでしょう。

会場を選ぶ際には、「報道陣が来やすい場所か」「招待する人数と広さに合致しているか」「予算内に収められるか」の3つを考慮しましょう。

記者発表会を開催する場所は、ホテルや貸しホールなどさまざまです。発表する新製品やサービスと会場のイメージが一致している方が、メディアに取り上げられたときにインパクトが高まることもあります。

3. タイムスケジュールの作成

記者発表会では、限られた時間内に新製品やサービスの魅力を伝える必要があります。そのため、タイムスケジュールの作成は非常に重要です。

忙しいスケジュールの中で、時間を作って参加してくれる方も多いので、当日は遅れが出ないように気をつけましょう。

タイムスケジュールを作成する際には、運営スタッフの入場時間から会場の撤収時間まで、一連の動きを決めておくことが大切です。

4．案内状やプレスリリースの作成

招待したいメディアに送る記者発表会の案内状やプレスリリースを作成する際には、以下の内容を記載します。

  • ・記者発表会の概要
  • ・開催日時
  • ・会場（最寄駅、駅からの所要時間、地図）
  • ・駐車場の有無（近くのコインパーキングの情報）
  • ・出席者
  • ・プレスリリースの配信先
  • ・メディアからの問い合わせ先（電話番号、メールアドレス）

開催日の3週間前には、メディア関係者に案内状やプレスリリースを送付しておくのが望ましく、早ければ早い方がスケジュールを調整してもらいやすくなります。

5．リハーサル・本番

リハーサルは出席者全員が参加できなくても、時間配分を確認するために行った方が無難です。

実際に利用する会場でリハーサルを行い、「メディア席からプロジェクターの画面は見やすいか」「音声は聞き取りやすいか」なども確認します。リハーサルが難しい場合は、当日早めに会場でテストするようにしましょう。

記者発表会の進め方についてさらに詳しく知りたい方は、「成功する、記者発表会」の記事をご覧ください。

6．一番大切なのは、イベントにストーリーを持たせること

上記の基本項目を押さえた上で、実はもっと大事にすべきポイントがあります。 それは、記者発表会やPRイベントのストーリーづくりです。「これは参加しなければならない」とメディアに思わせるようなフックが必要なのです。

これは、話題になるタレントの招聘でも、発表を斬新なデモンストレーションで演出するでもかまいません。記者発表会やPRイベントを開催し、報道に結びつけるためには、このストーリーが非常に重要になります。

記者発表会を開催したいなら｜MOPS

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MOPSでは、記者発表会の企画立案から運営まで、一括でお手伝いしています。「記者発表会のノウハウや経験がない」「リソースが不足している」などの状況でも、新製品やサービスを効果的にPRできます。

記者発表会が終了した後、記事の掲載状況や番組の露出などを調査し、レポートで共有しています。MOPSの実績について詳しく知りたい方は、以下の記事でご覧いただけます。

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まとめ

まとめのイメージ
記者発表会は新製品やサービスを効果的にPRできる手段です。報道陣を一堂に招待することで、一度に多くのメディアに情報を伝えられるメリットがあります。

ただし、会場やタレントの起用の有無によって費用感は大きく異なります。会場を選定する際は、アクセスの便や収容人数、予算の3つを考慮しましょう。

タレントの起用については、費用対効果を考慮して決定します。記者発表会のノウハウや経験が不足していてお悩みの場合、MOPSにぜひご相談ください。

MOPSは、これまでのノウハウと経験を活かし、企画の立案から効果の測定まで一貫してサポートいたします。ご相談は無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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