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■案内状とは
案内状の基本的な役割は、「開催の告知」「開催内容の説明」「出欠確認」の3つです。

・開催の告知
案内状は記者発表会が
何のために、
いつ、どこで、開催されます
……といった情報を整理し、来てもらいたいメディア関係者に告知することが第一の役割です。

・開催内容の説明
メディアが参加するかしないかを決めるのは、どんな内容の発表会であるかです。
ですから、可能な限り「魅力的な内容だ」と伝える使命があります。
参加する価値があることを説得する具体的な式次第や、「世界初」や「業績を飛躍的に伸ばす」といった文言で注意を惹き、集客増につなげる役割をも担っているのです。

・出欠確認
記者発表会の運営サイドがスムーズに開催の準備ができるように、出欠の確認手段として、案内状は非常に重要です。
総じて、案内状は記者発表会に関する情報を整理し、メディア関係者にスムーズな取材や参加を促すための手段として機能します。そのため、情報提供だけでなく、参加することがいかに魅力的であるかを演出し、また、円滑なイベント運営をサポートする役割があります。

■案内状の目的
通常の記者会見：一般的な情報発信や企業の最新情報を報告するためのもの。
緊急記者会見：突発的な出来事や危機管理に関連する情報を速やかに伝えるために開催される。
製品発表会：新製品やサービスの発表を行い、その特長や競争力をアピールする。
業績発表：通期や四半期の業績を報告し、投資家や株主との対話を通じて信頼を築く。

記者会見の目的や種類を明確にすることは、準備の第一歩です。情報の伝達や認知度向上、危機管理など、目的に応じて会見のスタイルや内容を適切に設定しましょう。
これらの目的と種類を明確にし、会見の準備を進めることで、メディアやステークホルダーに対して有益で効果的なコミュニケーションが可能になります。

■案内状の送付方法
案内状は、「どんな文章を書いたらよいか」で悩みがちですが、その前に「どのような方法で送付するか」もちょっと考えてみたいものです。
記者発表会の案内状と言えば、メールかFAXが当たり前だと思う方が多いでしょうが、読みやすさ、受信・返信の容易さ、印象に残るかどうかなど、場合によっては封書が向いていることもあれば、電話が最適ということもあるかもしれません。
コロナ禍で在宅勤務が増え、特定の場でしか閲覧できないFAXによる案内状が減り、メールが主流になった時期もありました。
また、数を求める集客方法としては非効率的ですが、「手渡し」という方法もあります。これは考えようによっては、最も印象に残る送付方法だと言えます。
全案内状を手渡しにするのではなく、「絶対に来場してほしい」メディアにのみ足を運び、たとえアポイントメントがとれなくても、オフィスまで届けに行き、礼を尽くすという方法です。ハイブランドなバッグや宝飾品メーカーのパーティー形式の記者発表会には、しばしば手渡しで特別仕様の案内状が届けられています。
記者発表会の内容によっては「いつもと違う方法」「複数の方法を組み合わせる」を考えてみるのも一興ではないでしょうか。

■案内状を出すメディアをリストアップ
案内状の目的やどのようなタイプにするかまで決まったところで、招待するメディアをリストアップします。誰に向けた案内状なのかを明確にしてからでないと、作成にはとりかかれません。
会場のキャパシティも考慮し、目標人数を掲げたうえで、予定している記者発表会に興味をもってくれそうなメディア、あるいは発表会の目的にあった報道が期待できそうなメディアを拾っていきます。
発表会の演出によって紙媒体中心の集客なのか、文字や画像以外に映像も扱うテレビやWeb媒体中心なのかも考慮してリストを作成します。

■メディアを探す方法
プレスリリースの送付や、過去に記者発表会やイベントを開催したことがある場合は、その送付先を見直します。
何もリストがない場合は、以下のようなサイトや出版物を参考にして、連絡先を探します。

日本のメディア
『宣伝会議』運営。同サイトへの会員登録が必要だが無料でメディアを一覧できる。

広報・マスコミハンドブック(PR手帳)
日本パブリックリレーションズ協会が発行。PRに関する便利な情報がまとめられており、メディア連絡先も毎年更新して掲載される。

このほか、プレスリリース配信と同様に、一括配信サービスを利用します。
また、テレビ番組のエンドロールにはスタッフ名が載っていますし、出版物にはライター名が記事などの冒頭か末尾に記名されていることもありますので、それらを手掛かりにたどるのも一興です。

送付は記者発表会開催の、2週間～1か月前が目安です。
情報を得てから報道されるまでの加工（編集）にかかる時間がメディアによって異なるので、それぞれタイミングは変わってきます。メディアが企画を検討するのが掲載やOAのどのくらい前なのか、ターゲットとしたメディア別に考えます。

テレビ：生で毎日放送されるニュース番組はOAの数時間前に決定するものもありますが、記者発表会で出すような内容の報道は、2週間前に届けば編成上問題ないでしょう。特集ものの内容の決定は2週間～1か月前が一般的ですが取材に入るのはもっと前になる場合も多いようです。

新聞：取材予定は2週間～1か月前に組まれることが多いようです。

Web：随時。いつでも、しかも文字量等に制限がないので、よいネタがあればどんどん記事化されます。ただし、スタッフ人数には限りがあるので、取材スケジュールは1週間以上前から固めていることが多いとのことです。

雑誌をはじめとする紙媒体：1か月前。発行形態が月刊であろうと週刊であろうと、基本的な企画は1か月前に決め、柔軟に対応します。

さて、記者発表会の目的、案内状の送付方法、送付先が明確になったところで、ようやく制作にとりかかります。送付先などが曖昧な段階で書き出してしまうと、興味を惹くポイントがズレてしまいがちです。

案内状の必須項目
案内状は記者発表会の内容や目的、送付先ごとに創意工夫を凝らして作成するべきですが、必ず記載すべき基本事項をまずは押さえておきましょう。

【発信日】いつ送られた案内状なのかを明確にする
【宛名】送付先の企業名、メディア名、役職、氏名
【差出人】主催者　
【記者発表会のタイトル】何のための発表会なのか一目でわかるように大きく記載
【本文】　発表会の内容説明
【報道解禁日時】発表会の内容を公開してよい日時を限定している場合は解禁日時を明記
【開催日時／会場／交通アクセス】駐車場の有無等も記載
【参加申し込み方法】
【問い合わせ先】専用WebサイトがあればURLなど

これらは、全項目が一目でわかるようにレイアウトします。本文以外は箇条書き形式でよいので、簡単にチェックできるように配置します。どれも出欠の判断にかかわる、重要な要素だからです。

■集客率の高い案内状を書くコツ
先に示した基本事項がまとまったら、次は「出席」を増やす工夫を施します。
「出席することが大きなメリットになる」を盛り込むのです。具体的には以下のような方法があります。

・どのような情報が得られるのかが即座にわかるように書く。抽象的な表現は避ける
・発表会の内容自体に高いニュース性があるならば、その点を強調する
　→世界初、ほかでは見られない、有名タレントの起用等
・発表会の内容が、社会にどのような影響を及ぼすのか、具体的に記載
・発表会の内容に大きな特徴がない場合は、話題になりそうなエピソード等ないか調べて資料的に併記する

■案内状作成の注意点
とにかく案内状は簡潔に、先の基本項目がわかりやすくまとめられていることが第一です。
タイトルは30文字以内に抑え、発表会を取材するメリットを明確に盛り込みます。
本文は結論から先に書くようにし、修飾語を使う場合は文脈が乱れないように注意します。
専門用語の多用も避けるようにします。
そして、出欠や問い合わせの流れが一目瞭然に記されていることも大事です。

当社では、記者発表会の企画立案から案内状の作成、運営まで、一括でお手伝いしています。「記者発表会のノウハウや経験がない」「リソースが不足している」などの状況でも、新製品やサービスを効果的にPRできます。
記者発表会が終了した後、記事の掲載状況や番組の露出などを調査し、レポートで共有しています。当社の実績について詳しく知りたい方は、以下の記事でご覧いただけます。

MOPSの事例についてはこちら

記者発表会は新製品やサービスを効果的にPRできる手段です。報道陣を一堂に招待することで、一度に多くのメディアに情報を伝えられるメリットがあります。
ただし、その成否はメディアをどれだけ誘致できるかにかかっているとも言えます。そこで地味ながら力を発揮するのが「案内状」です。
集客の鍵を握る案内状の制作方法、送付方法にはいろいろとノウハウが必要です。記者発表会の企画立案や運用、さらには事後の効果測定はもちろん、数多くのメディアを集められる案内状の作成から当社がお手伝いします。
ご相談は無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。