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新型コロナ禍に際する、関係各社への対処法からあいさつ文まで 2020/04/24

依然として続く非常事態に、急遽中止せざるを得なくなったイベントの関係者向け連絡文や、各社の新型コロナウイルス対応状況告知文はちょっと検索すれば例文が出てきます。
ここでは、最も深刻な事態、そう、自社の社員や関係者が新型コロナウイルスに感染した場合、どのように広報担当者は動くべきかに絞ってまとめました。
なお、感染予防に企業としてやっておくべきこと等は、厚生労働省のWebサイトをご参照ください。

■感染者が出たら、役所への届出と同時に関係者へ連絡
まず、感染者が出たときに医者は保健所へ報告義務がありますが、雇用する事業主はその義務・必要はありません。
逆に個人情報保護の観点から、不用意に感染者の個人名等が流出しないように配慮します。
ただし個人情報を尊重したうえで、従業員(もちろん非正規雇用者も含む)はもちろん、取引先や関係者への情報公開は速やかに行うべきです。
長い目で見て、隠してよいことはないのです。いまや、個人宅用集合住宅でも感染がわかり次第告知すべきだと言われています。

■連絡の順番、公開方法
まず、広報部内で事前に社内で感染者が出たらどのような人々にどのような順番で、どのような内容の告知をするか決め、経営者ともコンセンサスをとっておきます。
これは、一般的な危機管理広報と同じだと考えて結構です。感染の可能性が出たときにどのように報告すべきかは、テレワークや連休等に入る前に必ず社内で共有します。
感染者が出てしまったら、

① 「社内幹部→従業員→社外関係者→一般」の順で内容を告知します。
② 社内の告知は各社が日常的に利用している連絡ツールを利用し、社外にはメールやファクス。一般にはホームページと場合によってはプレスリリースを出します。

上記の①は従業員と社外への通達はあまり時間差がなく告知されることが望ましいでしょう。外部が先に重要な情報を知ることは従業員に不信感を招きますが、従業員から情報が漏れる速度も昨今驚くべき速さです。
ほぼ関係各社へ情報が伝わったことを見計らい、事実をホームページに掲載し、プレスリリースを出します。
その際に告知する文書の雛形をいくつかご用意しました。ご参考まで。
なお、基本的に必要な事項は以下です。

① 告知日時
② タイトルに「ウイルス感染が関係者に発見された」事実を明記
③ 当該社員感染日時と勤務地の市区レベルまで明記(個人情報を侵害しないように注意)
④ 感染後の検査日、その結果がわかった日時を明記し、その後どのような対処をしたか、日時を明記のうえ説明
⑤ 社員感染により影響が出る関係各所への対処について明記
⑥ 社員感染により影響が出る関係各所、報道関係者、その他の方々の順で問い合わせ先を明記

以上です。
なお、ウイルス感染情報に関しては、やたらとお詫びモードにならず、事実と対処方法を淡々と告知するのが得策です。
以下に感染告知用の例文を用意しました。

感染告知_参考文1(PDF)
感染告知_参考文2(PDF)
感染告知_参考文3(PDF)

このほか必要があれば、各社の「新型コロナウイルス対処方針と現状」といった文書もリンクさせておくといいでしょう。

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